تعريف عن المكتب والوحدات التابعة له

تحقيقًا لرؤية المملكة 2030 واستنادًا إلى برنامج التحول الرقمي الذي يعد أحد برامج الرؤية الأساسية لبناء مجتمع ووطن رقمي، فإن جامعة الحدود الشمالية تسعى إلى أن تصبح جامعة رقمية رائدة يفخر بها الوطن من خلال مواكبة التحول الرقمي سواءً على مستوى المخرجات الفنية أو الإدارية.

في سبيل تحقيق ذلك، تم إنشاء عمادة تقنية المعلومات ووضع أهدافها الاستراتيجية لتلبية متطلبات عملية التحول الرقمي، ولأهمية تنفيذ مشاريع التحول الرقمي بفاعلية ودقة وتكامل مع الخطة الاستراتيجية للجامعة، تم إنشاء مكتب إدارة المشاريع بالعمادة ليكون الجهة المنوط بها التجهيز والإشراف على مشاريع التقنية بشكل عام وتحقيق كافة المتطلبات اللازمة.

الرؤية والرسالة والأهداف

رؤية المكتب:

 قيادة مشاريع التحول الرقمي بشكل فعال بما يخدم نجاح مشاريع التقنية بالجامعة

رسالة المكتب:

تطبيق المعايير العالمية وما يستجد عليها في إدارة مشاريع التحول الرقمي بالجامعة.

أهداف المكتب:

1. توائم المشاريع مع الخطة الاستراتيجية للجامعة.
2. التكامل التام بين المشاريع وضمان قيمة المخرجات مع ضمان عدم تكرار أي منها.
3. الدعم الكامل لمدراء المشاريع التقنية.
4. التطوير المستمر لبيئة العمل الفنية والتنفيذية مع مواكبة المفاهيم الجديدة واعتمادها للمشاريع المستقبلية.

مهام المكتب

1. إعداد خطة استراتيجية لتطوير مكتب إدارة المشاريع والإشراف على تطبيقها.
2. وضع الهيكل التنظيمي لمكتب إدارة المشاريع وتحديد طبيعة عمله (متحكم/موجه/داعم).
3. إعداد وتطبيق منهجية العمل واختيار إطار عمل يتضمن السياسات والإجراءات والنماذج والأدوات والبرمجيات المساعدة وبما يتوافق مع المنهجيات العالمية في إدارة المشاريع (PMI).
4. تحسين وتطوير أداء المشاريع ومخرجاتها.
5. إعداد آلية لربط مكتب إدارة المشاريع بباقي الإدارات داخل العمادة وخارجها بشكل فاعل يضمن تكامل أعمال المكتب مع باقي الجهات.
6. تحسين إدارة الموارد المالية والبشرية والاتصالات وإعداد التقارير بفاعلية.
7. تعريف هيكلية حوكمة المشاريع متضمناً العمليات الإدارية والمهارات والأدوار والمسئوليات الخاصة بإدارة المشاريع.
8. توثيق خطوات إدارة المشاريع بدءًا من إعداد الدراسات اللازمة وإعداد كراسات الشروط والمواصفات للمشاريع التي يتقرر طرحها وفق القنوات الرسمية والآليات المعتمدة.
9. تعريف استراتيجية إدارة التغيير وخطة الاتصال.
10. التحكم بالمبادرات والمشاريع التقنية في الجامعة مع القدرة على تحقيق تحسين شامل على كافة الأعمال.
11. إعداد الدليل التعريفي مع التحديث والتطوير الدائم (مواكبة إصدارات PMI) على العمليات، والسياسات، والنماذج والقوالب الخاصة بالمكتب بما يتسق مع سياسات الجامعة.
12. دعم كوادر الجامعة في مجال إدارة المشاريع مع التأكيد على نقل المعرفة.
13. وضع الخطط التطويرية لرفع وعي ومهارات منسوبي العمادة وتغطية الفجوات.
14. التنسيق الكامل مع مكتب البنية المؤسسية لوضع التصورات المستقبلية لاحتياجات الجامعة والتحديث الدائم عليها.
15. المشاركة مع اللجان الفنية المسئولة عن تقييم العروض الفنية لإعداد محاضر التقييم الفنية.
16. الإشراف الكامل على المشاريع ومتابعة حالة المخرجات والتنسيق مع الإدارة المالية أو اللجان المعنية بالعمادة والجامعة لصرف أي مستخلصات بعد اعتماد قبول المخرج.
17. التواصل والمتابعة الدائمة مع مكتب تحقيق الرؤية وتنفيذ متطلباته.
18. التواصل مع جهات المتابعة وقياس الأداء الخارجية بالمملكة.
19. المشاركة في تحديد الميزانية المطلوبة لمشاريع التقنية المستقبلية بالجامعة لإدراجها ضمن ميزانية العام المالي الجديد.

الهيكل التنظيمي لمكتب إدارة المشاريع:

الصورة

بعض نماذج والأدلة الخاصة بإدارة المشاريع